Zo word je geen slachtoffer van CEO-fraude of nepfacturen
— 1 juli 2022Retailbedrijven hebben te maken met grote risico’s op het gebied van criminaliteit. Fysieke winkels kennen het gevaar van inbraak of overval. Online kan je slachtoffer worden van cybercriminaliteit door phishing of ransomware. Maar ook op de financeafdeling kan van alles misgaan. Denk maar eens aan nepfacturen of CEO-fraude. Criminelen komen continu met nieuwe en slimmere oplichtingstrucen, waardoor het lastig lijkt om je hiertegen te wapenen. Gelukkig hoef je de hoop niet op te geven. In deze blog geef ik tips hoe je oplichters te slim af bent.
Auteur: Yvonne Jans, area manager Western Europe Medius
Open cultuur en bewustwording
Je organisatie wapenen tegen welke vorm van criminaliteit dan ook, vraagt om bewustwording. Als je immers niet weet welke risico’s je loopt, kun je je organisatie hier ook niet tegen beschermen. Ondanks dat criminelen steeds weer nieuwe tactieken toepassen, is het absoluut mogelijk om bewustzijn onder medewerkers te realiseren. Het gaat om de cultuur binnen de organisatie en de manier van werken.
Het is bijvoorbeeld ontzettend belangrijk dat medewerkers altijd de vrijheid voelen om aan de bel te trekken, ook als ze misschien al een fout hebben begaan. Met een open cultuur nodig je medewerkers uit om open en eerlijk te zijn over wat zich op de werkvloer afspeelt. Daarnaast is het belangrijk dat je je medewerkers voorlicht over de gevaren van (internet)criminaliteit en dat je ze op de hoogte houdt over de ontwikkelingen hiervan. Dat ze het fenomeen CEO-fraude kennen en weten dat er zoiets als ‘cadeaukaartfraude’ wordt gepleegd. Zodat er alarmbellen afgaan als zoiets zich voordoet.
Technologie als alarmsysteem
Helaas kun je niet volledig op al je medewerkers vertrouwen alsof ze een alarmsysteem zijn. Er bestaat immers altijd een kans dat iemand tóch in een oplichtingstruc trapt. Of dat iemand niet doorheeft dat hij of zij een nepfactuur aan het betalen is. Waar je wel honderd procent op kunt vertrouwen, is technologie. De kans is groot dat je al enige mate van automatisering toepast op je finance-afdeling, maar beschermt dit systeem ook tegen fraude en oplichting?
Uit ervaring weet ik dat veel organisaties het nog lastig vinden om hun financiële processen volledig geautomatiseerd te laten verlopen. Want: wat als er iets niet klopt? Dan is het toch handig als alle betalingen door medewerkers worden gecontroleerd? Dit kost echter ontzettend veel personeelscapaciteit. Bovendien hebben we net geconcludeerd dat het alarmsysteem van medewerkers niet waterdicht is. Gelukkig kan het anders.
In dit voorbeeld ga ik ervan uit dat de factuurverwerking volledig automatisch verloopt. Medewerkers hebben hier geen uitvoerende rol binnen, maar houden zich enkel bezig met afwijkingen en houden zo tijd over voor procesoptimalisatie. Binnen de automatische factuurverwerking worden artificial intelligence en machine learning toegepast. Het systeem is getraind en weet precies wat normaal is en wat afwijkt van normaal.
Stel, je betaalt aan een bepaalde leverancier iedere maand een factuur van ongeveer duizend euro. Ineens is deze factuur vijfduizend euro; dan geeft het systeem een melding. Dit is immers een afwijking van wat normaal is. Op deze manier geeft het systeem aan dat er mogelijk iets aan de hand is en kan een medewerker de situatie onderzoeken. Hetzelfde geldt als er ineens een factuur binnenkomt van een onbekende leverancier. Om zeker te weten dat het geen nepfactuur is, geeft het systeem een melding zodat de factuur en de afzender onderzocht kunnen worden. Het systeem is hierin het alarmsignaal en medewerkers voeren een controlerende functie uit, in plaats van andersom.
Mens en machine als gouden duo
Geld stroomt in hoog tempo door retail-organisaties vanwege de verkoop van fast consumer goods. Die snelheid maakt retail-organisaties een aantrekkelijk doelwit voor criminelen, want daardoor kunnen ze vaak ongezien hun gang gaan. Met de inzet van slimme technologie én bewustwording onder medewerkers zorg je ervoor dat je verdachte acties onderschept en oplichters betrapt voor ze hun slag hebben geslagen.