Financiële afdelingen worden steeds belangrijker binnen organisaties voor besluitvorming en business. De coronacrisis heeft hier een boost aan gegeven. Om als afdeling deze plek aan de tafel te claimen, is een zo efficiënt mogelijk financieel proces van belang. Iedere financiële medewerker streeft dan ook naar een optimale cashflow. Digitalisering speelt hierin een belangrijke rol, maar is niet per definitie succesvol. Er wordt nog regelmatig verouderde software gebruikt, waardoor organisaties de boot missen en het risico lopen om medewerkers te verliezen. Tijd voor actie dus. In deze blog geef ik handvatten hoe je in volle vaart vooruit gaat om de cashflow van je dromen te realiseren.

Auteur: Yvonne Jans, area manager Western Europe bij Medius

Afdelingsefficiëntie vergroten

De digitalisering van financiële processen staat bij veel bedrijven bovenaan de agenda, blijkt uit onderzoek. Zo geeft 29 procent van de financiële professionals aan zich de komende drie jaar te focussen op het digitaliseren van financiële processen en werkzaamheden. Automatiseringssoftware is hierbij een belangrijk element. Dat is niet voor niets. Allereerst worden factuurverwerking en financiële analyses hierdoor geautomatiseerd, wat één op de drie financiële medewerkers als een goede kans ziet om de afdelingsefficiëntie te vergroten. Daarnaast pakt automatisering één van de meest ergerlijke dingen op de afdeling aan: menselijke fouten. Het risico hierop kun je tot wel zeventig procent terugdringen met digitale oplossingen. Bovendien verschaft automatisering meer inzicht in de cashflow in de organisatie. Momenteel heeft slechts 37 procent van de professionals hier volledig inzicht in. Met automatisering wordt dit percentage dusdanig verbeterd dat men analyses en voorspellingen kan doen.

Met inzicht en controle zet je grote stappen

Om financiële data zodanig inzichtelijk te maken dat je analyses kunt doen, moet je beschikken over de juiste technologie. Steeds vaker worden artificial intelligence (AI) en machine learning (ML) ingezet op de financiële afdeling. In het huidige financiële landschap is het immers zaak snel wijzigingen aan te brengen en flexibel om te gaan met de cashflow. Een punt van ergernis onder financiële medewerkers is dan ook het gebruik van verouderde software waarbij dit niet mogelijk is. Automatisering met AI en ML maakt dat je realtime zicht hebt op de cashflow. Hiermee kun je niet alleen openstaande facturen bekijken en sorteren op bijvoorbeeld hoogte van de bedragen, maar kun je ook diepgaande analyses uitvoeren. Denk hierbij aan jaarlijkse trendlijnanalyses op basis van onbetaalde facturen of analyses om de impact van leveranciersfacturen op de cashflow te bepalen. Zo verkrijg je controle over de cashflowstatus om, waar nodig, direct actie te ondernemen of bij te sturen. Flexibiliteit en wendbaarheid van de cashflow zijn zo geborgen.

De verdieping opzoeken

Met AI- of ML-oplossingen op de financiële afdeling krijgen financiële medewerkers een meer strategische rol. Dit biedt mogelijkheden om de cashflow verder te optimaliseren. Met digitalisering van de cashflow en het inzicht dat dit met zich meebrengt, is er voor financieel medewerkers meer aandacht en tijd vrij om met een strategisch oog te kijken naar de huidige stand van zaken. Trend- en diepteanalyses maken een verdiepingsslag in de data mogelijk, waarmee je proactief kunt inspelen op mogelijke scenario’s die ten grondslag liggen aan businessbeslissingen. Op deze manier claim je als financiële afdeling niet alleen die plek aan de tafel, maar ben je bovendien goed op weg naar een cashflow om van te dromen. Bijkomend voordeel is dat het werk uitdagender wordt. Het zijn namelijk de handmatige handelingen die als grootste ergernis gelden onder financieel medewerkers (29 procent).

Dromen realiseren

De potentie van digitale oplossingen op jouw financiële afdeling is groot, mits ze weloverwogen geïmplementeerd worden en niet simpelweg omdat het noodzakelijk is voor de digitale transformatie. Onderzoek hoe digitale oplossingen jouw financiële processen kunnen ondersteunen en welke oplossing passend is voor jouw financiële afdeling. Zorg ervoor dat de randvoorwaarden in orde zijn, bijvoorbeeld de implementatie van de oplossing in het huidige IT-landschap van de organisatie. Het gebrek aan samenwerking tussen systemen is namelijk één van de grootste ergernissen onder financieel medewerkers. Het is dus zaak om vooraf te werken aan een goed geïntegreerde IT-omgeving of werk met oplossingen die opzichzelfstaand opereren. Zo benut je alle mogelijkheden van digitale oplossingen en worden jouw financiële dromen werkelijkheid.