Heb je de oliebollenmix al in huis en staat de champagne al koud? Nog heel even en dan zijn we in 2022 aanbeland! Heb jij in 2021 de stap gemaakt van papieren fabriek naar strategisch adviseur? Dan ben je klaar om de feestdagen in te gaan: jij ben financieel fit genoeg om ook van het komende jaar een succes te maken. Heb je dit nog niet voor elkaar? Dan is het hoog tijd voor een harde wake-up call: met de feestdagen in zicht is het tijd om je financiële workflow te automatiseren en ervoor te zorgen dat er in 2022 een omslag naar een financieel fitte afdeling komt. Met een financieel fitte afdeling maak ook jij van 2022 een succes.

Auteur: Yvonne Jans, Area Manager Western Europe Medius

De route naar automatisering van de financiële afdeling vraagt om een investering in tijd en kosten. Dit kan ervoor zorgen dat het implementeren van een automatiseringsslag op de lange baan wordt geschoven. Toch is het zaak om het automatiseren van je financiële afdeling een topprioriteit te maken: zo levert het implementeren van een automatiseringsslag meer businessvoordeel op dan dat het kost. Klaar om van 2022 een succes te maken? In deze blog neem ik je mee in het businessvoordeel van automatisering.

Minder handen nodig

Binnen een paper-based werkwijze komen facturen op papier binnen. Hierbij komen veel handmatige handelingen kijken: van het aanmaken van orders tot het heen en weer mailen van facturen. Dit kost veel tijd en kent een hoge foutgevoeligheid. Denk aan het invoeren van incorrecte factuurnummers. Daarnaast zorgt een handmatige werkwijze voor een hoge werkdruk, zeker als een organisatie groeit en het aantal facturen sterk toeneemt. Dit kan weer resulteren in een hoger risico op personeelsverloop en oplopende wervingskosten voor het aantrekken van nieuwe werknemers.

Ben jij hier ook helemaal klaar mee? Dan heb ik goed nieuws: het kan heel anders! Automatisering van de financiële aanpak minimaliseert handmatige handelingen. Een eerste effect van het automatiseren van de financiële werkwijze is dat er simpelweg minder handen nodig zijn. Hierdoor dalen de kosten per factuur. In onderzoek van het Institute of Finance & Management komt naar voren dat de kosten per factuur bij een omslag van een paper-based werkwijze naar een werkwijze met enige automatisering al met 42 procent dalen. En hier stoppen de voordelen niet. Er ontstaat ook ruimte om in de financiële aanpak van de organisatie te duiken en inzichten over de financiële fitheid van de organisatie te verzamelen. Zo neemt een financiële afdeling een meer strategische plek binnen de organisatie in.

Inspelen op inzichten

Een van de meest interessante elementen die een geautomatiseerde workflow oplevert, is inzicht in de financiële werkwijze. Door te automatiseren, weet je op elk moment welke facturen nog openstaan bij welke leveranciers. Dit vermindert het risico op te late betalingen en voorkomt boetes. Een ander voordeel? Door overzicht te creëren in de financiële workflow kun je inzetten op vroegbetalingskortingen. Naast het verminderen van kosten, kun je hierdoor ook bouwen aan duurzame relaties met leveranciers. Door facturen op tijd te betalen, kom je simpelweg betrouwbaar en planmatig over. Daarnaast ontstaat er ruimte om leverancierscontracten onder de loep te nemen en te kijken of deze nog up-to-date zijn. Automatisering creëert daarmee overzicht. Zo ontdek je bij welke leveranciers veel orders worden afgenomen. Heb je te maken met een verlopen contract of een contract met een leverancier waar je weinig gebruik van maakt? Dan kun je het contract tijdig stopzetten. Zo voorkom je onnodige kosten. Ook hier maak je als financiële afdeling de stap van een uitvoerend onderdeel van naar een strategische partner voor de organisatie.

Werk aan de winkel: maak van 2022 een écht succesvol jaar

Van papieren fabriek naar strategisch adviseur: maak jij in 2022 de omslag? Het automatiseren van de financiële workflow zorgt simpelweg voor meer zakelijk voordeel. En zeg nu zelf: kijk je terug op 2021 als een succesvol jaar, terwijl je weet dat in 2022 dezelfde ergernissen weer gaan ontstaan? Neem afscheid van de issues van een paper-based werkwijze. Pluk de vruchten van het creëren van inzicht in je financiële werkwijze en bouw aan ijzersterke relaties met leveranciers. Klaar voor meer succes? Dan is er werk aan de winkel: ontdek hoe fit jouw financiële afdeling is en maak die omslag. Proost op 2022!