Toen de stamcelbank Cryo-Save nog een klein bedrijf uit Zutphen was, bestond het werk van group controller Tom van Gessel vooral uit relatief eenvoudige handmatige rapportages. Maar de snelle ontwikkelingen op het gebied van stamcelbehandelingen hebben het bedrijf explosieve groei gebracht. De start-up van toen is de multinational van nu. En dan gelden andere regels.

Cryo-Save is sinds de oprichting in 2000 uitgegroeid tot een multinational die via acquisities een aanwezigheid heeft verworven in veertig landen in Europa en Afrika. In 2007, het jaar dat de stamcelbank zijn debuut maakt op de London Stock Exchange, was de omzet nog 20 tot 25 miljoen euro. Ondertussen draait Cryo-Save omzetten van meer dan 40 miljoen euro.

Nieuwe voorwaarden door groei
Tussen 2008 en 2010 heeft Cryo-Save een groot aantal overgenomen bedrijven geïntegreerd in de organisatie. Tot die tijd stelde Van Gessel financiële rapportages handmatig op met Microsoft Excel. Maar de internationale acquisities en beursnoteringen leggen veel nieuwe verantwoordelijkheden bij hem neer. Directie, aandeelhouders en toezichthouders hebben behoefte aan meer informatie en moeten worden voorzien van steeds transparante, begrijpelijke en geïntegreerde financiële rapportages. “Je moet sneller kunnen rapporteren. Daarnaast moet ik steeds gedetailleerdere en betrouwbare informatie kunnen leveren”, zegt Van Gessel. “Dat is niet het enige waardoor de complexiteit toeneemt. De wetgever stelt extra eisen, en ieder overgenomen bedrijf heeft zijn eigen financiële processen die in lijn moeten worden gebracht met het moederbedrijf.”

Hoe groter die complexiteit, hoe moeilijker het wordt dit met Microsoft Excel goed te beheren, zo zegt Van Gessel. De tijd om gedegen rapportages op te stellen neemt toe, en het gebrek aan standaardisatie legt een grote afhankelijkheid op individuele medewerkers. “Excel-bestanden zijn sterk gepersonaliseerd op de voorkeuren van een specifieke medewerker”, zegt Van Gessel. “Het gebeurt dan dat je in de vakantieperiode het aantal rapporten moet inperken, omdat een specifieke collega niet aanwezig is.” Dat maakt spreadsheets ook zo moeilijk controleerbaar: om uit te zoeken waar een fout vandaan komt, moeten de genomen stappen worden herleid.

Standaardisatie rapportages
Daarom was het volgens Van Gessel noodzakelijk om het rapportageproces te standaardiseren. Via consultancy organisatie CPMview is bij de stamcelbank een consolidatieomgeving opgezet gebaseerd op SAP BPC, software voor Business Planning & Consolidation. De automatisering maakt het volgens Van Gessel eenvoudiger om rapportages snel in de goede vorm te gieten. Cryo-Save kan nu ook aangekochte bedrijfsonderdelen sneller integreren, terwijl ze KPI’s automatisch kunnen aanmaken. De betrouwbare cijfers geven Van Gessel ook meer mogelijkheden om prognoses aan te wenden. Waar hij in het verleden eens per jaar een financiële rapportage indiende op basis van actuals, gebeurt dat nu vier keer per jaar op basis van prognoses. Dit versnelt het beslissingsproces, aldus Van Gessel.

De standaardisatie geeft Van Gessel ook meer sturingsmogelijkheden. “Als een rapport op de vijfde werkdag binnen moet zijn, dan kan ik op de derde of vierde dag zien hoe ver die landen zijn”, zegt hij. “Ik kan sneller inspringen. In plaats van dat je achteraf met een foutenrapportage werkt, kun je aan de voorkant samen tot een oplossing komen.”

Volgens Van Gessel levert het nieuwe proces voor een standaardrapportage één tot twee dagen tijdswinst op. Broodnodig, gezien de nieuwe eisen die aan hem worden gesteld. “Hoe groter je als organisatie wordt, hoe meer diepteanalyse er nodig is”, zegt hij. “Uiteindelijk zijn de cijfers zelf of mutaties hierin niet zo interessant. Waar het om gaat, is de redenen waarom dat gebeurt. En daar kunnen we de vrijgekomen tijd aan besteden.”