KNVI pleit voor strengere regelgeving en functionaris informatiebeheer om kennis coronatijd niet verloren te laten gaan
— 4 augustus 2020Veel informatie over de coronacrisis zal verloren gaan doordat de nieuwe Archiefwet te weinig gericht is op het beschikbaar houden van digitale informatie. Alleen strengere regelgeving en een functionaris informatiebeheer kunnen er voor zorgen dat cruciale informatie over de manier waarop instanties met Covid-19 zijn omgegaan, bewaard blijft, zegt Eric Kokke, bestuurslid van de KNVI, de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals.
Eric Kokke: “Overal ter wereld hebben overheden opgeroepen om deze periode vast te leggen. In Nederland introduceerde het Nationaal Archief “corona hotspots”, waarin relevante informatie over het coronavirus bewaard moet worden. Een mooi initiatief dat precies de vinger op de zere plek legt. Want elke archivaris bij een overheidsinstelling weet dat bestuurs- en besluitvormingsprocessen de afgelopen twintig jaar onvoldoende zijn vastgelegd. Hierdoor is het in de nabije toekomst vrijwel onmogelijk om informatie terug te vinden en een correcte reconstructie te maken van het handelen van ambtenaren.”
Waar moeten we dan precies aan denken?
“Denk bijvoorbeeld aan de keuze om iets formeel te publiceren of het besluit om een project te beginnen of meer budget te geven. Wie beslist wanneer en op basis van welke informatie dat een bepaalde procedure in gang gezet moet worden? En wat behelst de instructie naar een andere afdeling? Vroeger waren alle besluiten terug te vinden in formele documenten maar dat geldt allang niet meer. Tegenwoordig ligt informatie die voor een reconstructie van de besluitvorming van cruciaal belang is besloten in allerlei technologische middelen, denk aan mail, app en video-vergaderdiensten. Ook is de informatie uitgesmeerd over meerdere formele en informele kanalen waardoor het zicht op de inhoud al snel volledig vertroebeld raakt.””
Maakt het nog iets uit dat het concept wetsvoorstel is opgesteld door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap?
“Ja, zeker. Hierdoor ligt de focus sterk op het behoud van cultureel erfgoed en wordt er te makkelijk voorbijgegaan aan het feit dat digitale archieven van existentieel belang zijn voor de bedrijfsvoering van de overheid in de nabije toekomst. Het was met andere woorden logischer geweest als het ministerie van Binnenlandse Zaken het concept wetsvoorstel had opgesteld.”
Hoe kan het dat privacy en beveiliging van gegevens binnen organisaties wél de hoogste prioriteit krijgen maar het bewaren van informatie over zakelijke processen niet?
“Dat is veelzeggend. Analoog aan het regime van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en in aanvulling op het reguliere toezicht zoals dat in de Archiefwet is geregeld, zou het aanstellen van een functionaris informatiebeheer binnen overheidsinstanties een stap kunnen zijn om het digitaal bewustzijn van ambtenaren te vergroten. Op het moment dat een ambtenaar ervan doordrongen is dat bepaalde informatie weleens cruciaal kan zijn voor het toekomstige functioneren van een instantie, kan hij of zij ook proberen om daar naar te handelen. Helemaal als een dergelijke mentaliteitsverandering verder wordt afgedwongen door dwingende (Europese) regelgeving. Denk in dit geval bijvoorbeeld aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming die er in één klap voor zorgde dat de bescherming van persoonsgegevens écht een prioriteit werd voor instellingen en bedrijven, ‘gewoon’ doordat er anders een boete dreigt.”
Kunnen we stellen dat onze netwerk- en informatiesamenleving vraagt om andere spelregels en ander gedrag?
“Technologisch gezien kan er al een hoop, denk aan het opslaan van mails en apps. Maar alleen als ambtenaren modernere systemen krijgen om mee te werken en een digitaal bewustzijn ontwikkelen zal overheidsinformatie niet bij voorbaat verloren zijn. Strengere regelgeving en een functionaris informatiebeheer om op de uitvoering toe te zien vormen een mooie stok achter de deur om dit bewustzijn versneld tot stand te brengen.”