In de zakelijke verzekeringswereld worden op elk moment van de dag verzekeringsoffertes aangevraagd. Van brand- en inventarisverzekeringen tot motorrijtuigenverzekeringen en verzekeringen tegen ziekte van personeel. Alles komt voorbij en de klant wil snel antwoord. Maar dat het dagelijkse kost is, betekent niet dat het in een handomdraai geregeld is.

Integendeel, er gaat meestal veel tijd overheen voordat een offerte uitgebracht en geaccordeerd is én de polis is aangevraagd of geaccepteerd. De Heilbron Groep heeft hier continu mee te maken als full-service onafhankelijk specialist op het gebied van onder meer verzekeringen, hypotheken en pensioen. In samenwerking met Quatronic en OutSystems ontwikkelde ze daarom een volledig geautomatiseerde aanvraag- en acceptatiestraat voor verzekeringen. Hierdoor is het gehele proces laagdrempeliger en gebruiksvriendelijker voor de adviseur én de klant. Bovendien is er een enorme tijdswinst ontstaan: duurde het proces voorheen soms dagen, nu kan het in enkele minuten geregeld zijn.

Efficiëntie verhogen

Met een uitgebreid netwerk van adviseurs en een centrale offertedesk, is de Heilbron Groep een van de grootste tussenpersonen in de zakelijke financiële dienstverlening. Via het netwerk van adviseurs worden offertes voor verzekeringen centraal uitgevraagd bij verschillende verzekeraars en uiteindelijk voorgelegd aan de klant. Wil een adviseur een passende offerte opstellen, dan moet hij eerst beschikken over gedetailleerde klantgegevens. Welke informatie precies nodig is, hangt af van het type verzekering dat de klant wil afsluiten.

Dit proces van gegevens uitwisselen en offertes opvragen bij verschillende verzekeraars gaat vaak handmatig en is niet altijd overzichtelijk. Ook het proces om alle benodigde klantgegevens en bijbehorende documenten te verzamelen kost meestal veel tijd. Dit tijdrovende proces is niet wenselijk voor de klant die vaak gebaat is bij een snelle afwikkeling. Ook voor de adviseur is deze ‘inefficiënte’ werkwijze niet prettig. Bovendien passen de handmatige handelingen niet binnen het toekomstperspectief van een digitale wereld. Dat kan anders, dachten ze bij de Heilbron Groep.

De oplossing: low-code technologie

Om de doorlooptijd van het aanvragen van offertes tot de uiteindelijke acceptatie van de polis te versnellen, kwam automatisering al snel naar voren als optie. Daarom ontwikkelde de Heilbron Groep een digitale tool voor adviseurs. Deze bood alleen niet de snelheid en flexibiliteit waar ze naar op zoek waren. Een pilotfase volgde, waarin de Heilbron Groep met verschillende partijen om tafel ging. Quatronic, partner van applicatieplatform OutSystems, kwam als beste uit de bus om een compleet geautomatiseerd offertetraject met een hoog gebruiksgemak te ontwikkelen.

De volwassenheid van het applicatieplatform van OutSystems en de mogelijkheden om deze te integreren met alle bestaande systemen in de organisatie, zoals de polisadministratie, waren voor de Heilbron Groep doorslaggevend. Het platform van OutSystems draait op low-code technologie waarmee software voor applicaties op een visuele manier ontwikkeld wordt. Dit maakt het bouwen van applicaties snel en toegankelijk. Dankzij de snelheid en flexibiliteit van de low-code technologie van OutSystems kan de Heilbron Groep dicht bij de business blijven en snel inspelen op veranderende markt- en klantbehoeften. Dit sluit naadloos aan bij de ambitie van de Heilbron Groep om in de toekomst verder op te schalen.

Via een Design Sprint zijn eerst de uitdagingen in het proces in kaart gebracht. Vervolgens is het consultantsteam van Quatronic samen met de programmeurs van de Heilbron Groep gaan bouwen aan een geautomatiseerde offerte- en aanvraagstraat. Het was een vliegende start: na twee weken was het tussenresultaat veelbelovend en stond het raamwerk van de applicatie.

Offertes aanvragen en accepteren in een handomdraai

Na drie maanden van ontwikkeling en samenwerking was het gewenste resultaat daar: een gloednieuwe applicatie waarin adviseurs direct offertes en premies van verschillende verzekeraars kunnen opvragen en voorleggen aan de klant. Maar de applicatie is vooral ontwikkeld om de klant zo optimaal mogelijk te helpen en te adviseren. Cherelle Chin, Product Owner bij de Heilbron Groep: “Met het accepteren van offertes zijn de acceptanten beduidend sneller dan voorheen. Dankzij diverse automatische checks en validaties zijn ook onze acceptanten voorzien van een gebruiksvriendelijke tool. Hiermee verminderen we onze administratie en kunnen we ons volledig op de behoeften van de klant richten.”

Tom Ikink, Directeur bij de Heilbron Groep, is trots op het nieuwe platform en kijkt terug op een fijne samenwerking met Quatronic: “Dit platform is binnen enkele maanden neergezet, dankzij moderne technologie van OutSystems die ons in staat stelt snel en dynamisch gebruiksvriendelijke software te bouwen. Deze manier van ontwikkelen is gebaseerd op een nauwe samenwerking tussen business en IT en dat is ons prima bevallen. Samen ontwerpen, korte lijnen, snel schakelen, periodiek evalueren en de adviseurs nauw betrekken bij tussentijdse releases. Bovendien hebben de consultants van Quatronic onze programmeurs opgeleid in het gebruik van low-code voor een toekomstbestendige oplossing. Wij zien het als de ideale manier van samenwerken aan een mooie toekomst.”