De wereld om ons heen verandert steeds sneller en financiële afdelingen kunnen daar niet altijd adequaat op inspelen. Dit zorgt namelijk voor fluctuerende cijfers in financiële systemen, waarmee bepaald moet worden wat de invloed op de bedrijfsprestaties is. Daarvoor zijn realtime analyses nodig, bestaande uit een verzameling van alle omzet-gerelateerde informatie van het bedrijf die indicatoren voor zakelijke kansen of valkuilen kunnen aantonen. Maar hoe gedetailleerd moet die analyse precies zijn? En welke informatie is van zakelijke waarde? Dat vertel ik je in deze blog!

Auteur: Marc de Vries, Sales Director New Business Western Europe bij Unit4.

De digitale financiële processen van de toekomst omarmen

Om deze uitdaging aan te gaan, wordt een nieuwe reeks instrumenten en technologieën ontwikkeld, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en voorspellende analyses, die het verzamelen van gegevens automatiseren op een schaal en met een snelheid die nooit eerder mogelijk waren.

Dit helpt financiële professionals ook om van alle handmatige gegevensinvoer en Excel-sheets af te komen. Zo kunnen zij transformeren in iemand die aan de hand van financiële analyses laat zien hoe je invloed kunt uitoefenen op de bedrijfsprestaties. Door het omarmen van AI en slimme automatisering kan de financiële afdeling de bedrijfsvoering aansturen op basis van harde cijfers, en die in een taal gieten waaruit zakelijke besluitvormers makkelijker wijs kunnen worden.

De business aansturen op basis van financiële data

Om dit te kunnen bereiken, moeten organisaties drie stappen doorlopen: leg alle financiële gegevens vast, creëer waarde en behoud deze. De onderliggende financiële systemen moeten zo worden ingericht dat de financiële afdeling in staat is om budgetten en prognoses op te stellen en die te vergelijken met de actuele cijfers en zakelijke prioriteiten. De financiële afdeling kan afwijkingen op die manier van tekst en uitleg voorzien en verkeerde aannames binnen prognoses rechtzetten. Vervolgens kunnen de financiële professionals aangeven welke maatregelen er moeten worden genomen en die aan de verschillende businessunits en teams toewijzen. De financiële afdeling kan dankzij deze aanpak ook reageren op ad hoc verzoeken om statusupdates, trends realtime uitlichten en de gevolgen voor de bedrijfsprestaties nauwkeuriger voorspellen.

Problemen rond de interoperabiliteit van data

Maar om dit te bewerkstelligen is een solide fundament onmisbaar, waarbij vooral de interoperabiliteit van data belangrijk is. Financiële gegevens liggen momenteel nog in allerlei systemen verstopt en zijn niet altijd betrouwbaar, omdat het vaak om handwerk gaat. Daarom moet er goed worden stilgestaan bij de aanpak voor data-integratie. De kwaliteit van stamgegevens van klanten en leveranciers binnen alle systemen van de financiële administratie moet gecontroleerd en gewaarborgd worden. En dat is een taak voor de financiële afdeling.

Technologieën die daarbij kunnen helpen zijn: REST API’s, die in combinatie met low code kunnen zorgen voor flexibele nieuwe mogelijkheden binnen financiële systemen. Daarnaast maakt smart invoice processing (SIP) het mogelijk om de verwerking van crediteurenfacturen te automatiseren en voorspellende grootboekanalyses uit te voeren. Dit leidt tot forse kostenbesparingen en snellere betalingen van crediteurenfacturen, terwijl het personeel meer tijd overhoudt voor werkzaamheden waarin zij het verschil kunnen maken. Op vergelijkbare wijze maken smart invoice recognition (SIR)-diensten het mogelijk om data van gescande crediteurenfacturen vast te leggen met behulp van AI.

Financiële afdelingen die de interoperabiliteit van data op orde krijgen, kunnen de business in staat stellen om meer waarde uit de financiële rapportages te putten en als een strategische businesspartner op te treden. Zakelijke besluitvormers kunnen dan het volgende van de financiële afdeling verwachten:

• Constante prognoses voor het lopende boekjaar. Moderne systemen voor financiële planning en analyse (FP&A) moeten altijd te raadplegen zijn in plaats van dat zij enkel voor traditionele kwartaalrapportages gebruikt worden. De business moet in staat zijn om op elk gewenst moment nieuwe gegevens toe te voegen, terwijl de financiële afdeling beslist op welk moment er moet worden gerapporteerd.
• Regelmatige statuscontroles. Het is belangrijk om grip te krijgen op wie er toegang tot het FP&A-systeem heeft en na te gaan wie nog geen up-to-date informatie heeft toegevoegd. Op die manier kun je duidelijk zien wie er beslissingen heeft geaccordeerd en een 360-graden overzicht op de bedrijfsprestaties krijgen.
• Rapportages die een verhaal vertellen. Financiële rapporten moeten meer weghebben van het lezen van de krant, waarbij leden van het managementteam op elk moment toegang hebben tot hapklare samenvattingen. Daarvoor moet de financiële afdeling alle financiële rapporten en input van de business distilleren tot een gestandaardiseerd verslag.

Het werken aan de interoperabiliteit van data kan een groot en lang traject zijn. Het kan daarom raadzaam zijn om je focus eerst op kleine projecten te richten. Dus los problemen bijvoorbeeld eerst op voor een specifiek financieel proces of specifieke businessunit met behulp van slimme automatisering en gegevensanalyse. Vanaf daar kun je uitbouwen en de business helpen sturen met de juiste, relevante financiële stukken.