Voordat je de deur uitgaat, let je erop dat je geen lichten hebt laten branden. Dit is gezond verstand, maar in de nieuwe wereld van cloud computing en cloud services gaat het er anders aan toe. En daar betalen banken en andere financiële dienstverleners de rekening voor. Datacenters van providers als Amazon en Salesforce staan namelijk vol met draaiende servers die door hun klanten vergeten zijn.

Banken en financiële dienstverleners zijn in een ontzettend korte tijd afhankelijk geworden van hun dienstverlening door de cloud. Het voelt als gisteren dat businessunits experimenteerden met cloud-toepassingen. Maar vandaag de dag lopen er écht zaken via de cloud en moeten deze bedrijven optimaliseren. Dit is de realiteit voor veel organisaties in de financiële sector. Om marktontwikkelingen bij te houden, moeten zij snel innoveren. Ze ontwikkelen nieuwe diensten en functionaliteiten door gebruik te maken van de snelheid en flexibiliteit van cloud computing. De volgende stap vergeten zij vaak: het gladstrijken van alle inefficiënties die ontstaan zijn in dit proces. Vooral kosten en een gebrek controle zijn een probleem geworden.

Cowboy-inkoop
De opkomst van cloud computing betekent dat klassieke inkoopmodellen het raam uit kunnen. De IT-directeur (of Chief Information Officer) is traditioneel verantwoordelijk voor de inkoop van IT-diensten en houdt het overzicht op lopende projecten. Deze verantwoordelijkheid is hem over het hoofd gegroeid door de opkomst van cloud computing. Zijn taak is gereduceerd tot het draaiende houden van oude systemen met een budget dat van alle kanten onder druk staat. Ondertussen viert de cowboy-inkoop vanuit de business hoogtij: zij kopen steeds weer nieuwe cloud-diensten voor hun eigen business verticals, zonder dat de IT-directeur hier nog iets over te zeggen heeft.

Kortom: een wildgroei aan diensten, zonder dat er nog een klassieke Request for Proposal (RFP) of zelfs een degelijk inkoopproces aan te pas komt. Allemaal voor het goede doel natuurlijk. Want na enige tijd beginnen sommige van de nieuwe (cloud-)diensten omzet binnen te halen. Of worden zelfs winstgevend. Precies wat de bedoeling was, maar governance en control bestaan niet voor niets in een organisatie. Iedere gezonde dienstverlener moet weten hoeveel zij aan inkoop besteden, inclusief cloud-diensten. Ze moeten ook weten wat zij krijgen voor hun geld en hoeveel van deze middelen zij daadwerkelijk gebruiken. Maar al te vaak zijn er diensten gekocht bij Amazon, Salesforce of een andere cloud-provider, zonder dat deze verder ook maar iets doen voor de klant.

Niemand die het merkt
Cloud is onmisbaar geworden in onze economie. Maar een aspect ervan dat iedereen vergeet, is dat deze diensten gekocht worden, ‘ergens’ draaien in de cloud, min of meer werken en vervolgens schakelt niemand ze ooit nog uit. Vroeger zou de IT-directeur de knop omdraaien; dezelfde persoon die ook de IT-middelen inkocht. Een inkoopproces dat weken tot wel maanden kon duren. Servers stonden ook in de eigen gebouwen, dus ze waren moeilijk te missen. Middelen waarvan de houdbaarheidsdatum was verstreken, werden wel opgemerkt door het bedrijf. Cloud-diensten zijn echter kris-kras door de organisatie heen ingekocht. Ze zijn onzichtbaar en de kosten stapelen zich op. Een enorm financieel lek en het ergste: niemand is verantwoordelijk.

De kosten van niet geoptimaliseerde middelen op de rekening gepresenteerd door Amazon, Microsoft en al die andere aanbieders zijn hoog. Tot een derde van wat banken en andere financiële dienstverleners betalen, gaat op aan middelen die zij niet (meer) gebruiken. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk dat een organisatie in de financiële wereld honderden test-servers heeft waarvoor het maandelijks betaalt, zonder er ook maar iets mee te doen. Bedenk dit even: om een paar euro te besparen kozen deze organisaties ervoor cloud-servers te gebruiken in plaats van traditionele, fysieke servers in eigen huis. Maar achteraf gezien betalen zij veel meer. En daarbij komt nog eens dat ze ook geen idee hebben waar hun geld naartoe gaat.

Wie gaat het doen?
Steeds meer bedrijven krijgen nu aandacht voor het optimaliseren van hun cloudgebruik. In de voorhoede van deze groep bedrijven bevinden zich organisaties die actief zijn in de bankensector en de financiële wereld. Logisch, want cloud-diensten zijn voor hen het belangrijkste gereedschap geweest voor het moderniseren van hun dienstenpakket en leveringsmodel. Het gegeven dat het gebruik van cloud op hun bedrijfsagenda staat, is een teken dat cloud computing een volwassen fenomeen aan het worden is. Daarnaast is het natuurlijk ook een kwestie van kosten en controle. Grote delen van hun cloud-rekening betalen zij voor het achter de hand houden van diensten, die verder geen enkele waarde (meer) toevoegen. Voor banken – altijd zo goed met cijfers – betekent dit een groot efficiency-probleem. Een van de belangrijkste vragen die zij zichzelf moeten stellen: wie wordt verantwoordelijk voor deze optimalisatieslag?

Stefan Månsby, VP of Innovation, Basefarm