Een goed draaiende financiële afdeling is van grote meerwaarde voor organisaties. Met transparantie in de cashflow sta je sterk. Digitale fitheid, ofwel een geautomatiseerd factuurverwerkingsproces, is hierbij cruciaal. Papieren factuurverwerking is immers als een krachttrainer die steevast met twee kilo blijft tillen: het werkt, maar je wordt niet sterker. Onderzoek laat ook zien dat ruim een derde van de organisaties op zijn financiële afdeling nog behoorlijk wat kilo’s moet wegdrukken om digitaal fitter te worden. Door handvatten te geven en een aantal stappen te concretiseren, ben je vandaag al op weg naar een topfitte digitale Accounts Payable afdeling. 

Auteur: Yvonne Jans, area manager Western Europe bij Medius

Een efficiëntere workflow met dezelfde capaciteit

Het doel van krachttraining is het vermeerderen en vergroten van de spiermassa voor de beste resultaten. Krachttrainers trainen continu om steeds zwaarder te kunnen tillen. Dit is ook het doel bij het automatiseren van de financiële afdeling. Door meer te automatiseren, zoals het invoeren van bijvoorbeeld robot gestuurde procesautomatisering (RPA), optimal character recognition (OCR) of electronic data interchange (EDI), hoeven medewerkers facturen niet meer handmatig in het ERP-systeem te zetten. Hierdoor kun je met dezelfde capaciteit steeds meer aan. Denk hierbij aan het optimaliseren van het factuurvolume. Doordat automatiseringssoftware deze handelingen overneemt, houden medewerkers tijd over. Tijd is kostbaar, dus de handen die overblijven kunnen strategisch ingezet worden binnen het financiële proces. Zo krijg je meer grip en controle op het factuurverwerkingsproces en creëer je een efficiëntere workflow.

Vind de juiste balans op de Account Payable afdeling

Om het beste resultaat te behalen, hebben krachttrainers een perfecte balans nodig tussen voeding en training. Net zo brengt automatisering van alleen de factuurontvangst je niet naar een volledig touchless proces. Je hebt ook onderdelen als matching en betaling nodig. Hier moet dus een balans in gevonden worden, net zoals een krachttrainer balans moet vinden tussen voeding en training. Het bieden van transparantie en inzicht in processen van begin tot eind draagt hieraan bij en zal resulteren in hogere efficiëntie op de afdeling. Wanneer er nog gewerkt wordt met papieren facturen, is het lastig om aan het eind van een periode de maand af te sluiten. Of om überhaupt inzicht te hebben in de status van facturen. Automatiseren zorgt voor meer transparantie en inzicht van deze processen op de Accounts Payable afdeling. Dit geldt voor het gehele proces: van de start, het ontvangen van facturen, tot het eind, het boeken van de facturen. Zo worden processen waarbij vertraging wordt opgelopen door het handmatig moeten goedkeuren van facturen, vermeden. Daarnaast creëer je een duidelijk overzicht voor je werknemers en kan de overgebleven tijd efficiënter worden ingezet voor strategische processen.

Financieel fit

De krachttrainer met de meeste spiermassa wint. Hij kan zich een ware bodybuilder noemen en zich meten met de besten. Wanneer je gebruikmaakt van geautomatiseerde factuurverwerking, een samenwerking hebt tussen essentiële afdelingen, een balans creëert tussen factuurontvangst, matching en betaling, win je voor de organisatie. Je biedt namelijk inzicht en verbanden aan andere afdelingen. Hierdoor mag je jezelf als financieel fit bestempelen. Ga vandaag nog aan de slag met automatisering op de financiële afdeling en creëer met dezelfde capaciteit een efficiëntere workflow.